Når byggmestere sliter med byggesøknaden – del 2

I to artikler vil Søreide som er fagsjef i plan og bygningsloven dele av sine erfaringer med byggesøknader og kommuners saksbehandling. I del en som du finner her forklarer Søreide om typiske feil hos søker. I del to skal vi se nærmere på kommuners saksbehandling.

Les også: Når byggmesterne sliter med byggesøknaden ringer de Jens-Morten (+) og Moss kommune har fått en «finn-fem-feil» kultur på byggesak (+)

Kommuner har ikke tid

Søreide får mange telefoner om saksbehandling som går altfor sakte.

– Problemet er at kommunen skal motta en søknad og kvalitetssikre den. Men de ser ikke over søknaden før de må. Så rett før kommunens tidsfrist utløper, sender den ut varsel om mangel i søknaden.

Søker besvarer mangelen til kommunen. Så går det to uker til og nytt brev med beskjed om ny mangel sendes ut.

I mangelbrevet fra kommunen heter det alltid at søknaden er ufullstendig. Hvis søker er heldig, får han vite hvorfor i samme brev. Men kommunen plikter ikke å si hva. Og det er først når søknaden er komplett at fristen begynner å løpe.

– En søknad har en vesentlig mangel når det faktisk er for lite informasjon til å behandle den. Kommunene har detaljerte regler for dette, som mange overser. De har fått en kultur for å stagge byggesaker om mulig, fordi de har for mye å gjøre, mener Søreide.

Han vet ikke om noen triks som får søknader raskere gjennom i slike kommuner.

– Masing og trusler hjelper ikke. Sjekk heller hva som kreves, levér komplett søknad digitalt og sørg for at du og byggherres prosjekt tåler forsinkelser.

Det kommunene allerede vet

Flere kommuner forlanger nå at søkere først sender inn dyre forhåndsuttalelser om geotekniske forhold og VVA på tomta.

– At det er rasfare i usikre områder som må avklares, skjønner de fleste. Med mindre tomta ligger på fjell i dagen, da. Men forhåndsuttalelser om VVA er helt meningsløst for ferdig regulerte tomter, sukker Søreide.

En proff byggesøknad forholder seg allerede til kommuneplan og reguleringsbestemmelser.

– Må du søke på forhånd om godkjenning til forhold som allerede er regulert inn – ja da burde jo ikke dette vurderes i byggesøknaden siden det er allerede godkjent av kommunen.

Her prøver byggesaksavdelingen å kjøpe seg tid ved å overføre ansvaret for sine saker til andre avdelinger i kommunen.

Avslag i innboksen

De aller fleste byggesøknader og dispensasjoner innvilges. Men 4 til 5 prosent av søknadene avslås. Søreide har jobbet med små og store prosjekter som fikk et nei.

– Her er det to typer saker som går igjen. Søknader med så store mangler at kommunen bare må si nei, og søkere som får beskjed om å gjøre mindre endringer i tiltaket – og som nekter fordi prosjektet da blir dyrere.

I noen tilfeller kan søkere som har fått avslag true med advokater og millionerstatning.

– Det er sjelden en god strategi, for det kan bety at flere år av yrkeslivet brukes på rettssaken. Sånne konflikter er en av grunnene til at kommuner nå velger bort å bruke fagfolk fra bygg i saksbehandlingen. Når kommunen trues med advokater, ansetter den egne jurister, poengterer Søreide.

Snakker ikke samme språk

Det bringer oss til neste tema: At søkere og byggesaksbehandlere ikke lenger kan eller får lov til å snakke sammen.

– Medlemmer i Byggmesterforbundet ringer meg fordi de ikke får snakke med kommunen. Saksbehandlere og byggmestere snakker ikke samme språk mer, fordi saksbehandlere i dag – i stor grad – har svært liten byggkompetanse målt mot byggmesteren som søker og byggmestere har like lite juridisk kompetanse, sier Søreide.

Sammenslåinger og «opprenskninger» i kommuners byggesaksavdelinger har fjernet erfarne saksbehandlere. Yngre eksemplarer hopper over gjerdet til byggebransjen når de har fått et par års erfaring. En hodeflukt som preger etatene i mange kommuner.

– Uten nok erfaring blir ikke saksbehandlerne trygge på egne vurderinger. Da oppleves det som sikrere å si nei og heller tåle litt kjeft for det, enn å si ja til noe som ikke burde vært bygget, forklarer Søreide.

Men i noen kommuner møtes byggmestere og saksbehandlere på felles fagmøter.

– Her er det faglige diskusjoner og vi ser at dette effektiviserer saksbehandlingen. Partene får snakket ut og sett hverandre i øynene. Dermed forstår de hverandre bedre, sier Søreide som tror at byggebransjen i større grad bør forstå saksbehandlernes situasjon.

– Det kan ta tid før dialogen bedres. Men det er bedre enn å slåss mot vinden.

Rådgivning er blitt livsfarlig

Mange søkere er blitt skuffet når de ikke får råd fra kommunen om hvordan deres prosjekt og søknad bør skrus sammen. Som i Moss kommune.

Kommunen forklarte hvorfor i et intervju med Byggmesteren i 2021:

– Vi vet at mange søkere ønsker befaringer med saksbehandler for på den måten å få et raskt svar fra kommunen, men det sier seg selv at en slik fremgangsmåte ikke fungerer med dagens krav og regelverk knyttet til prosess og saksbehandling, sa kommunedirektør Torunn Årset da.

Søreide mener at kommunene tror det er blitt livsfarlig å være rådgivere i byggesaker.

– De ser at de ikke må gi råd fordi det fører til ansvar. Men hvorfor kaller de seg «rådgivere» da? Kommunene bør bli klarere på sin rolle og de har et ansvar for å informere som i tilfeller med arbeider på eksisterende bygg. Her har begge parter en interesse i at søker ber om unntak og det er kommuners ansvar å fange opp feil før søker havner i en evig runddans, sier fagsjefen.

Blander søknad og tilsyn

Flere kommuner legger seg opp i prosjektering, stiller spørsmål om kompetanse i søkers selskap og ber om dokumentasjon som ikke trengs i byggesaken. Slike forsinkelser bør ikke søker godta.

– Saksbehandlingen skal gå sin gang og kommunen skal ha tillit til feks. kompetansen hos søker. Han har sagt at det skal bygges etter reguleringsbestemmelsene. Så kan kommunen føre separat tilsyn med dette i ettertid, fastslår Søreide.

Kommunen skal ikke prøve å kvalitetssikre jobben til de som skal bygge samtidig som de saksbehandler.

– Det er ikke meningen, selv om det gjøres i mange tilfeller. Da stopper ting opp så klart. For hvor mye skal da dokumenteres for at kommunen kan være 100 % sikker på at den som bygger ikke gjør noe ulovlig? Da må man ut på tiltaket og føre tilsyn der. Ikke be om flere papirer, sier Søreide.

Fagsjefen i Byggmesterforbundet tror at både søkere og kommuner må samarbeide bedre i årene som kommer. Nå koster årelange forsinkelser arbeidsplasser og driver opp boligprisene.

– Kommuner burde lytte til sine brukere. I mange tilfeller er det småting som kommunen kan gjøre for å bedre på situasjonen. Byggebransjen trenger forutsigbarhet når vi skal utvikle tomter og bygg. I dag er det for mange ulike praksiser og tilfeldigheter som bestemmer om en byggesak går igjennom eller ikke, sier fagsjef Jens Morten Søreide i Byggmesterforbundet.