Om den oversittes, risikere entreprenøren økonomisk tap gjennom erstatningskrav, dagmulkt eller bortfall av krav. I praksis kan manglende varsling føre til at entreprenøren ikke får betalt for en endring og samtidig må betale dagmulkt for den ekstra tiden det tar å utføre arbeidene.
Tre vanlige varslingsgrunner
Som tommelfingerregel vil varsling kreves i følgende situasjoner underveis i prosjektet:
Endringer – der kunden krever at det skal leveres noe mer eller mindre enn avtalt, eventuelt at det skal leveres noe av annen art eller kvalitet.
Vederlagsjustering – hvor entreprenøren krever mer betalt enn det som følger av kontrakten.
Fristforlengelse – entreprenøren krever en annen frist en den fristen som er gjeldende etter kontrakten.
Normalt kreves det at varsling skjer skriftlig i tråd med hva kontrakten bestemmer.
Et varsel vil dermed ha to funksjoner. For det første vil det være en del av kontraktsdokumentene som sikrer bevis for hva som har vært avtalt mellom partene. For det andre viser det lojalitet overfor egen kontraktspart ved at vedkommende kan innrette seg og holde seg orientert.
Fristen for når en varsling skal skje, er da som oftest «uten ugrunnet opphold».
Høyesterett vurderer
Høyesterett har i HR-2020-2254-A tatt stilling til innholdet til kravet til reklamasjon «uten ugrunnet opphold». Saken gjaldt en avtalt reklamasjonsfrist, men den generelle forståelsen av formuleringen har overføringsverdi til øvrige bestemmelser i standardkontraktene.
Det oppsto en tvist om feil prosjektering av mengder mellom Statens vegvesen og Rambøll i forbindelse med omlegging av riksvei 3 i Østerdalen. I prosjektet ble det oppdaget betydelige overskridelser fra prosjekterte mengder omkjøringsveier. Opprinnelig skulle det være 1 000 kvadratmeter omkjøringsveier, men de faktiske mengdene endte med å bli 17 000 kvadratmeter. Prosjekteringsoppdraget var regulert av NS8401 og det ble fremmet krav om erstatning for prosjekteringsfeil.
Et av spørsmålene for Høyesterett var om Statens vegvesen hadde reklamert «uten ugrunnet opphold».
Hvor lang tid er «ugrunnet opphold»?
Når det gjelder fristens lengde, uttalte Høyesterett at «[d]et dreier seg om en kort frist som normalt begrenser seg til den tid det tar å saksbehandle kravet». Dette betyr at man i praksis skal sende varselet på tidligst mulig tidspunkt. Formuleringen viser at ethvert opphold må ha en saklig grunn, og den saklige grunnen vil da knytte seg til saksbehandlingstiden.
I denne saken måtte Statens vegvesen ha tid til å «bearbeide foreliggende informasjon og dessuten til å avklare reklamasjonen på relevant nivå i organisasjonen». Hvor lang tid man har er altså avhengig av både «kravets kompleksitet og entreprisens omfang».
Statens vegvesen brukte fire uker på å reklamere, men Høyesterett mente dette var for lenge og uttalte at «en frist på rundt to uker til å saksbehandle reklamasjonen burde vært tilstrekkelig». Konklusjonen ble derfor at Statens vegvesen hadde reklamert for sent.
Varsle så raskt som mulig
Dommen innebærer at et varsel bør sendes så raskt det lar seg gjøre. Det er en frist som innebærer at man bare har tid til å skrive varselet, behandle det internt i organisasjonen, for så å oversende det til mottakeren.
Om man skulle være i den situasjon at man har varslet i seneste laget, eller varsel ikke er sendt, er ikke nødvendigvis alt håp ute. Det kan fortsatt være spørsmål om når fristen startet å løpe, om byggherre har påpekt det sene varselet i tide eller at byggherre uansett burde hatt kunnskap om det forholdet som det skulle vært varslet om.
Håvard Alterskjær, advokatfullmektig i Byggmesterforbundet