– Oppdrag for kommunene burde vært et gode for lokale bedrifter, men utlysningene henger ikke på greip. Det er ingen små som gidder å søke. Og jo færre som søker på oppdraget, jo høyere blir prisen for kommunene, sier byggmester Thomas Gausvik oppgitt.
Les også i vår temautgave: Du kan ha lavest pris og likevel tape anbudet (+) og Slik jobber Stian for å vinne offentlige anbud (+)
Det er tyngende offentlige dokumentasjonskrav den daglige lederen av TG Bygg i Tysvær, og styreleder i Byggmesterforbundet Haugesund, har sett seg lei på.
Unødvendig papirmølle
Mens det er enkelt å levere anbud til private oppdragsgivere, er det desto vanskeligere til de offentlige. Gausviks erfaring er at kommunene krever like mye dokumentasjon uansett om oppdraget er stort eller smått. Summen av disse kravene overvelder små bedrifter uten stor administrasjon. Ikke minst når samme dokumentasjon må sendes inn gang etter gang.
– Vi må legge ved samme referanser og attester for hvert nytt prosjekt, også om det gjelder et prosjekt i samme kommune uka etter. Og det kreves stadig mer dokumentasjon, sier Gausvik.
I stedet for å legge til, ønsker han å ta bort. Unødvendig dokumentasjon fjernes, mens relevant dokumentasjon kan legges inn i offentlige registre for nedlasting ved behov.
– For eksempel har referanseskjema liten verdi. Man velger kun referansene fra oppdragsgiverne man samarbeidet godt med, ikke der det var konflikt. Hvilken verdi har dette da? spør han.
At byggmesterfirma, registrert og kvalitetssikret gjennom ordninger som StartBANK og Sentral godkjenning, må legge ved dokumentasjon fra disse registrene synes Gausvik er meningsløst. Derfor ønsker han mer bruk av sentrale registre for å unngå unødvendig dobbeltarbeid.
– Vi skulle hatt et offentlig register der vi kunne legge inn, og jevnlig oppdatere, all relevant informasjon. Det ville vært bedre for kommunene også, sier Gausvik.
Forholdsmessige dokumentasjonskrav
Marius Langseth, førsteamanuensis ved Høyskolen Kristiania i Oslo, var medredaktør for boka «Å kjøpe for Norge», som så på hvordan offentlige innkjøp kan brukes strategisk. Han kjenner ikke til rapporter eller forskning som viser generell økning i dokumentasjonskravene, men ser fra statistikk at offentlig sektor får færre tilbud.
(Foto: Høyskolen Kristiania)
– Det er kanskje et tegn på at leverandører opplever at byrden har blitt tyngre, sier han.
Langseth tror økt vekt på seriøsitet, miljøkrav, sosiale forhold, kontroll av underleverandører, samt en generell frykt for feil og klager, får offentlige oppdragsgivere til å kreve mer dokumentasjon. Men kravene må være forholdsmessige og stå i forhold til kontraktens størrelse og risiko.
– Problemet oppstår hvis samme kravpakke brukes på små og store prosjekter. Da kan administrative kostnader bli uforholdsmessig høye for små firma, selv om de faglig sett er kvalifiserte, sier han.
Selv om StartBANK og Sentral godkjenning kan redusere dobbeltarbeid, tror Langseth slik registrering også kan bidra til at noen velger å ikke konkurrere om offentlige oppdrag.
– En mulig måte å redusere byrden på, uten å svekke kontrollen, kan være mer bruk av egenerklæringer, digital innhenting av dokumentasjon fra registre, og at det kun kreves dokumentasjon fra vinneren av oppdraget, sier Langseth.
Ønsker forenkling
Også SMB Norge (interesseorganisasjonen for små og mellomstore bedrifter) mener kravene til dokumentasjon i offentlige anskaffelser er for omfattende for små aktører. Det gjelder spesielt de mindre kontraktene.
– SMB Norge har gjentatte ganger pekt på at byråkrati og omfattende krav til kvalifikasjoner og dokumentasjon bidrar til å redusere småbedriftenes reelle mulighet til å delta i offentlige anskaffelser, sier Jørund Rytman, administrerende direktør i SMB Norge.
Når dokumentasjonskravene blir for ressurskrevende for de små bedriftene svekkes konkurransen, lokal verdiskaping synker, og det blir færre lokale arbeidsplasser.
En løsning på dette kan være å senke nasjonal terskelverdi for kunngjøring av offentlige anskaffelser. Og krav som ikke direkte går på gjennomføringsevne og kvalitet, kan forenkles eller fjernes helt.
– Eksempler på krav som kan fjernes er unødvendig omfattende økonomiske rapporter for små kontrakter, gjentakende dokumentasjon som allerede er lagt inn i nasjonale registre eller tidligere leverte sertifikater, og krav til dokumentasjon utover det som er direkte relevant for prosjektet, sier Rytman.
Foruten styrking av offentlige innkjøperes kompetanse, og en kulturendring i planleggingen og gjennomføringen av offentlige anskaffelser, håper Rytman at ny teknologi og kunstig intelligens (KI) vil gjøre det lettere for små og mellomstore bedrifter å få offentlige oppdrag.
Forenkler med KI
Thomas Gausvik etablerte TG Bygg i 2009. I dag har bedriften 20 ansatte. Selv om Gausvik er kritisk til dokumentasjonskravene, har TG Bygg, uten stor administrasjon, valgt å bruke tid på søknader om offentlige oppdrag. Slike anbud er levert for offentlige oppdrag både i Bergen og Stavanger, i tillegg til kommunene på Haugalandet. Noen fikk de også tilslag på.
Tidligere ble arbeidet med dokumentasjon gjort manuelt, noe Gausvik anslår krevde en hel arbeidsdag per anbud. Før jul i fjor tok de i bruk det norske KI-verktøyet Cobrief til å oppsummere kravene i anbudene, lage dokumentasjon og hjelpe til med å utarbeide tilbud.
– Alt som er relevant i forhold til bedriften, som CV-er og referanser, lastes inn i prosjektbeskrivelsen. Deretter generer Cobrief relevant dokumentasjon til konkurransegrunnlaget basert på informasjonen som vi har lagt inn i vår database, sier Gausvik
Dette forenkler dokumentasjonsarbeidet. Det som før tok en hel dag, anslår Gausvik nå kun tar et par timer. Likevel ønsker han færre, og enklere, dokumentasjonskrav slik at enda flere små håndverksbedrifter kan legge inn tilbud på offentlige oppdrag.
KS – Kommunesektorens organisasjon, og KS Anskaffelsesforum, har fått anledning til å gi deres syn på dokumentasjonskravene, men har ikke tatt seg tid til å svare.