Byggefeil og lav produktivitet i byggebransjen har ført til nytenkning knyttet til de tradisjonelle kontraktsformene og gjennomføring av entrepriseprosjekter.
En forholdsvis ny kontraktmodell er samspillskontrakter, som er basert på samarbeid og helhetstenkning – med involvering av flere parter tidlig i byggeprosjektet og felles økonomiske interesser.
Gjensidig tillitt og åpenhet
Samspillkontrakter innebærer at partene i byggeprosjektet skal samarbeide om utviklingen og gjennomføring av et byggeprosjektet. Dette innebærer at rådgivere og entreprenører involveres tidlig i prosjektet, og krever en tett dialog mellom partene i hele prosjektet. Modellen kalles også «åpen bok», partnering- eller samhandlingskontrakt.
Entrepriseformen er bygget på, og forutsetter, gjensidig tillitt og åpenhet. Dette gjelder for alle involverte parter og både i forhold til tekniske løsninger og økonomiske forhold. Partene må ha felles målsettinger og felles økonomiske interesser. Samspillskontrakter er mer verdibasert enn de mer tradisjonelle entrepriseavtalene.
Samspillsmodeller
Samspillsprosjekter kan organiseres på ulike måter, og de vanligste modellene er
- Samspill til totalentreprise, som karakteriseres ved at flere aktører (byggherre, rådgivere, entreprenør, sluttbruker eller andre), samarbeider i utvikling av prosjektet frem til forprosjekt er ferdig og det er fastsatt en målpris. Altså som grunnlag for inngåelse av entreprisekontrakten.
- Samspill med incitament, som karakteriseres ved at aktørene samarbeider i utvikling av prosjektet frem til forprosjekt med målpris og at det enes om en entreprisekontrakt for utførelse av arbeidene videre som regningsarbeid sett i forhold til målpris – altså med en avtale om fordeling av over/underskridelse i forhold til målpris.
Alle samspillsmodeller krever at byggherren slipper andre aktører inn i prosjektet så tidlig som mulig, helst også de tekniske underentreprenører. Byggherren må også sørge for at prosjektet har nødvendig kompetanse, og alle må være trygge på grunnprinsippene for samspillskontrakten.
Det er avgjørende for prosjektet og samarbeidsformen, at byggherren har en tett oppfølgning og dialog med de involverte parter i hele prosjektperioden.
Interessemotsetninger – hvorfor samspillskontrakter?
Selv om det er et nært samarbeid mellom partene i en samspillkontrakt, er det åpenbare interessemotsetninger i prosjektet. Byggherren ønsker å oppnå et best mulig bygg, fortest mulig levert og til lavest mulig pris. Og på den andre siden ønsker entreprenøren å bygge et bygg med lavest mulig innsats for så høyt vederlag som mulig. Det er viktig at interessemotsetningene håndteres.
Hensikten med samspillskontrakter er hovedsakelig å dra nytte av begge alle parters kompetanse, og samlet kan dette medføre at man får et bedre produkt til en lavere kostnad enn hva som ville vært tilfelle ved bruk av andre kontraktsformer.
Tidlig involvering av entreprenøren og tekniske underentreprenører, vil gi større mulighet for kostnadsoptimalisering av prosjektet. Dette kan skje ved at entreprenøren kan:
- bidra med innspill i prosjekteringsfasen, som kan effektivisere prosjektet og korte ned byggetiden
- foreslå materialer og tekniske løsninger, som innebærer en besparelse for byggherren.
Tidlig involvering av entreprenøren og tekniske underentreprenører, kan også gi gode muligheter for å avdekke mulige risikofaktorer i byggeprosjektet og redusere utfordringer. En tidlig involvering av entreprenørene kan rett og slett gi bedre byggeprosjekter.
Tett samarbeid ved planlegging og gjennomføring av prosjektet, vil knytte partene nærmere sammen og bidra til et redusert konfliktsnivå. Samarbeidet skal søke å hindre konflikter ved at begge parter har vært involvert i valg og løsninger.
Dersom konflikter likevel oppstår, skal disse søkes løst på et tidligere tidspunkt enn vanlig ved bruk av alternative konfliktløsningsmodeller – der konflikter for eksempel først forsøkes løst mellom partenes representanter og så mellom partenes prosjektansvarlige og eller daglige ledere, før konlikten eventuelt bringes inn for en oppmannsavgjørelse.
Konkret behov for kompetanse
For at et samspillsprosjekt skal være fordelaktig for byggherren, må det foreligge et konkret behov for entreprenørens kompetanse. Dette ettersom samarbeidsformen krever store ressurser i hele prosjektet, altså både i forbindelse med prosjektering og gjennomføring.
I de tilfeller der byggherren kan lage en enkel beskrivelse av oppdraget og grunnlaget, er det ikke nødvendig med entreprenørens kunnskaper i denne fasen. Det er altså ofte i de mer kompliserte prosjekter at samarbeidsformen er aktuell.
Kontrakten
Det foreligger ingen særskilt standardkontrakt for samspillkontrakter, og innholdet i slike kontrakter varierer i betydelig grad. Det vanlige er imidlertid at kontraktene bygger på de alminnelige bestemmelsene om totalentreprise i NS 8407.
Selv om modellen ikke krever en avansert avtalestruktur, er det viktig med individuelle tilpasninger og regulering av partenes rettigheter og forpliktelser. Ansvars- og risikofordeling vil normalt følger reglene i standarden (8407), og så vil partene i tillegg regulere noen sentrale grunnprinsippene for samspillet i prosjektet.
Ettersom flere bestemmelser i Norsk Standard ikke passer i en samspillsentrepriseavtale, er det nødvendig med både tillegg og endringer. Ofte fravikes standardavtalens løsninger i forhold til:
- Varslingsregler, som erstattes med smidige regler for reduseres ressurskrevende prosesser av negativ betydning for prosjektet og samarbeidet
- Endringer og vederlagsjustering, som reguleres i forhold til målsum og avtalt incitament
- Konflikt-/tvisteløsning, der det formuleres alternativer som stimulerer til raske løsninger
- Risikofordeling og reklamasjoner, som erstattes med regler som tar hensyn til at reklamasjonsavsetning skal benyttes til å ta kostnader forbundet med utbedringsarbeid.
«Åpen bok»
Den normale vederlagsmodellen i samspillkontraktene er at entreprenøren skal få dekket sine faktiske kostnader basert på et prosjektbudsjett entreprenøren har bidratt til å utarbeide. De budsjetterte kostnader er utgangspunktet for beregning av målsum i prosjektet.
I tillegg er det veldig vanlig at en målprismodell kombineres med en incitamentsordning sett i forhold til målsum.
Prosjektregnskapet til entreprenøren viser de faktiske kostnader og inkluderer faktiske kostnader i prosjekterings- og utførelsesfasen, samt påslag for risiko og fortjeneste. Prosjektregnskapet skal være etterprøvbart for byggherre og det brukes derfor normalt begrepet «åpen bok», som altså forutsetter at det skal være full åpenhet omkring prosjektets regnskap, kostnadskalkyler mv.
Målsum
Målsummen er en forventet totalpris, basert på budsjetterte kostnader, og er en sentral forutsetning for avtalte eventuelle incitamentsordninger – bonuser eller fratrekk. Målprisen er altså den sluttkostnad partene skal styre mot og som partene i fellesskap mener det er realistisk å fullføre prosjektet til (felles økonomisk målsetting).
Det normale er at målprisen inkluderer et anslag over alle faktiske kostnader knyttet til byggeprosjektet (selvkost), risikoavsetning/ uforutsette forhold, reklamasjonsavsetning og påslag. Dette er altså det samme som normalt inngår i entreprenørens kalkyle og tilbud i en tradisjonell anbudskonkurranse.
Det spesielle med målsum er viktigheten av at alle kostnadselementene i målprisen er synlige, og kjent for begge partene, samt håndtering av kostnadsoverskridelser og besparelser.
Regulering av målsum
Målprisen er forventet totalpris, som vil bli justert i forhold til endringer, tilleggsbestillinger eller andre forhold som kan tilbakeføres til byggherren. Det er vanlig at endringer i målprisen følger systemet i standarden.
Det normale er at samspillskontrakten klart regulerer hvilke omstendigheter som regulerer målprisen og hvordan regulering skal skje, og det er her viktig at partene er enige om vilkår og muligheter. Justering av målsum vil påvirke kostnadsbilde og byggherrens resultat. Eventuelle incitamentsmodeller vil imidlertid ikke endres som følge av justeringene av målsummen.
Incitament
Den normale vederlagsmodell i samspillskontrakter er målsum med incentiver. Incentivene kan bestå i at partene – sett i forhold til målsum – deler kostnadene ved overskridelser og deler gevinst dersom de faktiske kostnadene blir lavere.
Det er også mulig å avtale en maksimalpris, og at entreprenøren i sin helhet må dekke overskridelser av denne. Formålet med et slikt vederlagsformat er at entreprenøren, som i stor utstrekning har påvirkningskraft over kostnadene, skal drive kostnadseffektivt.
Oppsummering
Fordeler med samspillskontrakter er at fokus rettes mot løsninger og praktisk utførelse tidlig i prosjektet. Dette vil og kan bidra til innovative løsninger dersom samspillet mellom deltakerne i gruppen fungerer.
Viktige kriterier for suksess er blant annet samlokalisering, rimelige og balanserte kontrakter, tilstrekkelige ressurser hos begge parter tidlig i prosjektet, tidlig involvering, tett oppfølgning av alle parter underveis og frem til ferdigstillelse, og aktiv sluttbruker som deltar i prosessene med kunnskap og informasjon.
Modellen er altså ikke egnet for alle prosjekter, og det er viktig at det foretas en konkret vurdering om egnethet. Ulempene med modellen oppstår dersom byggherren ikke er kompetent, partene mangler ressurser eller samspillsprosessen ikke styres slik som forutsatt.
Artikkelen er skrevet av advokat/partner Jarle Edler, Bing Hodneland advokatselskap DA.