Boligprtodusentenes Forenings pressekonferanse midt i mars gikk som nettmøte.

God hjelp i digitale møter

Mange snakker om digitale møter som godt alternativ til fysiske møter i disse tider. Her er noen tips om hva og hvordan om slike møter.

– I alle sektorer kan koronakrisa bli vendepunktet for nye møteformer, spår daglig leder Frank Ivar Andersen i Byggmesterforbundet.

Han har i den siste uka høstet mye erfaring med nettmøter med ansatte og andre organisasjoner. Oftest går det i Microsoft Teams.

– Mener du Teams også er egnet til for eksempel byggemøter?

– Ja, til byggemøter og møter mellom firmaer og plan- og byggesaksavdelingen, for eksempel. Det er ikke grenser for hvor det kan tas i bruk, mener Andersen.

Les også: Hektiske korona-dager i Byggmesterforbundet

 

Effektive møter

Byggmesterforbundet har regelmessige møter med alle ansatte, og den daglige lederen sier de fungerer godt og gjør at organisasjonen kan fortsette å arbeide sammen selv om medarbeiderne sitter på mange forskjellige steder.

Det mange som har de samme erfaringene, forstår vi på Facebook-venner vi har forespurt om det. Vi registrerer organisasjoner som vurderer Teams for å avvikle landsmøte eller generalforsamling, og formannskap og kommunestyrer som vil bruke nettmøter i stedet for fysisk møte. – Avdelingsmøter med 10-12 personer, er helt greit, sier en, og en annen trekker fram muligheten til å bruke Teams til webinar.

I Microsoft Teams kan 4 deltakere vises samtidig. Den som snakker blir prioritert. Andre deltakere synes med små ansiktsbilder i nedkant.

«Lett å komme i gang»

Den som har erfaring med noe, kan alltid hevde at det er «lett» og «fort gjort å lære». Det gjelder også for Teams. Det sies at det er lett å ta det i bruk. Når programmet er lastet ned og åpnet, er det flere opplæringsvideoer som instruerer i møteoppsett. Det er i hvert fall lett å delta i møter man er innkalt til, har også jeg erfart. Vel inne i møtet, er det menyer som gir mulighet til å slå av og på kamera og mikrofon.

Les også: God oppslutning på webinar

 

Flere programmer som anbefales

Det kan virke som det bare er Teams som gjelder for digitale møteplasser, men det stemmer ikke, lærer jeg av Facebook-venner. Det finnes andre programmer. Zoom.us er ett av dem. Skype for business, nevnes også. Microsoft varsler imidlertid at Teams skal avløse det i kommunikasjon mellom virksomheter.

 

I en egen meny kan alle følge med på hvem som er med i møtet.

Gratis eller i Office-pakke

Teams kan lastes ned gratis eller som del av Microsofts Office 365-pakker med månedspriser for hver bruker.

Facebook-venner har ulike erfaringer. En sier at Zoom er best om man er flere enn fire deltakere i møtet. I Zoom kan man se alle deltakerne, ikke bare fire av gangen som i Teams.

En annen foreslår å se bort fra videodelen, slik at man ikke ser deltakerne på videooverføring i møtet, men i stedet får mulighet til å dele skjerm med de andre deltakerne. Dessuten sparer det bånd-kapasitet.

 

Være til stede i møtet

I digitale møter kan det være lett for deltakerne å la seg avspore og sette i gang med å lese e-post eller svare på telefoner mens møtet pågår, fastslår en ekspert overfor nettstedet Dagens Perspektiv.

Møtedeltakerne må følge med og være til stede som i et fysisk møte for å få med seg det som skjer. Derfor gjelder det at møtene har en god struktur og inviterer til alle til å delta med spørsmål og kommentarer.

 

 

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *