Selskapet lanserer nå en smart funksjon som vil forenkle godkjenning av timer for arbeidere som jobber som underentreprenører/innleid på andres prosjekter.
Forenkler betaling
– Nå har kundene alt i en app, registrering og signering. Uten signatur vet vi at noen ganger får en ikke betalt for jobben som er utført – med signatur på utført arbeid blir prosess med å få inn pengene mye enklere, sier salgssjef Per Tore Hansen.
Mange løser dette i dag ved å skrive ut den ansattes registreringer på papir, og få oppdragsgivers representant til å signere på dette. Dette papiret blir deretter scannet og brukt som vedlegg til faktura. Tungvint og tidkrevende ja.
Raskt fakturagrunnlag
– 31. mai 2019 lanserte vi funksjonen «Signatur oppdragsgiver» på web og app i SmartDok. Bakgrunnen for denne løsningen er at mange av våre små og mellomstore kunder har meldt et sterkt behov for å kunne få oppdragsgivers signatur (godkjenning) på timeregistreringene til deres arbeidere, når de jobber som underentreprenører/innleide på andres prosjekter. Uten denne fysiske signaturen så blir fakturagrunnlagene ofte avvist hos oppdragsgiver, sier Hansen til slutt.
Scenarioet med»signatur oppdragsgiver» kan bli seende slik ut:
- De ansatte fører timene sine mot prosjekt som vanlig
- Når arbeidsperioden er over, og man ønsker signatur og godkjenning fra oppdragsgivers representant så oppsøker man denne personen, henter fram sine registreringer i appen (via Timer → Signatur oppdragsgiver → Velg prosjekt og periode).
- Man velger deretter ut de registreringene man vil ha signert i en liste, og gir telefonen til oppdragsgivers representant. Vedkommende kan gjennomgå registreringene, og velger deretter ut de som skal godkjennes. Disse signerer han deretter på (signaturfelt i appen), og han vil umiddelbart etterpå motta en SMS og en e-post som dokumenterer hva han har signert.
Dette betinger at oppdragsgivers representant har registrert seg som godkjenner på dette prosjektet.
Hvem er funksjonen tilgjengelig for?
Funksjonen er tilgjengelig for alle våre kunder som har timemodulen, og aktiveres enkelt av administrator via menypunktet Firmainnstillinger → Firmaopplysninger → Timeføringsopsjoner → Aktiver Signatur oppdragsgiver.
Hvordan ser det ut i appen?
Du finner «Signatur oppdragsgiver» under timer i SmartDok-appen. Derfra velger du prosjekt og arbeidstimer som skal godkjennes av oppdragsgiver, som så går gjennom ditt forslag og skriver inn kontaktinformasjon på seg selv før han/hun signerer på utført arbeid. Godkjenneren vil så få en SMS som inneholder en oppsummering av hva som er signert og godkjent, samt en detaljert e-post som oppsummerer godkjenningen. Se bilder nedenfor.
Det er også mulig å hente ut en rapport på signerte registreringer. Denne rapporten er tilgjengelig for bas, prosjektadmin og administratorer, skriver SmartDok.