Hun leder anskaffelsen av tre nye barnehager på Tasta i Stavanger, der kommunen prøver en ny type anskaffelse – Best Value Procurement (BVP) eller prestasjonsinnkjøp på norsk.
Denne artikkelen er en del av temautgaven om offentlige anskaffelser i BM 0518.
Les også: Gratulerer med en kompetanse-kontrakt
Den beste er ikke billigst
– Prosjektet i Stavanger er ett av ti pilotprosjekter i norske kommuner der målet er å få inn den rette ekspertisen til et konkret prosjekt, forteller prosjektleder Lyslo.
Anbudet for totalentreprisen på de tre barnehagene ble sendt ut i august 2017. De skal minst holde passivhusstandard, være universelt utformet og redusere klimagassutslippet ved materialbruk og oppføring.
BVP er en metode for prosjektstyring og innkjøp som vektlegger leverandørens kompetanse og prestasjon. Metoden er utviklet i USA og sprer seg nå i Europa, blant annet til Nye Veier som nesten bare bruker BVP.
– BVP stiller de samme kravene som i vanlig anbudsformer – forskjellen er at prisen teller mye mindre mens erfaring og gode resultater teller mer, forklarer Lyslo.
Fri med fast pris
Etter en prekvalifisering, fikk de valgte tilbyderne fire-fem måneder på seg til å tegne, prosjektere og regne på sitt tilbud. Forskjellen er at i et BVP-anbud ligger prisen fast.
– I dette anbudet var makspris satt til 81 millioner kroner. Her teller prisen 20 – 25 prosent, noe som ikke er utslagsgivende. Det som gir økt utslag i «metrics» er hvorfor du som entreprenør er best til å gjøre denne jobben, sier Lyslo og forklarer at «metrics» betyr verdiberegning.
For at kommunen skal kunne verdiberegne tilbudet, må entreprenøren levere inn ordinære anbudsdokumenter og tegninger. I tillegg skal kommunen ha et seks siders tilbud (ikke lenger) som er spesielt ved BVP-anbud.
Tallfeste det vi kan
– Først er det en to siders presentasjon der de tallfester hvorfor deres firma er best på denne jobben. De kan ikke si at «vi er best til å bygge barnehager fordi vi er glad i barn og har gjort dette mange ganger før». De må heller si at » I løpet av de siste ti årene har vi bygget fire barnehager og oppnådd en kundetilfredshet på 90 prosent i snitt», forklarer Lyslo og legger til at alle slike tall må kunne dokumenteres i ettertid.
Så følger et risikodokument på to sider.
– Her skal entreprenøren fortelle oss om vår, oppdragsgivers, risiko. Ikke sin egen. De skal beskrive risiko som de ser ved prosjektet og hvordan de kan hjelpe oss å redusere den. De skal ikke overta risiko, men hvis det er ting de ser og kan unngå, så tas dette inn i evalueringen og konkurransen, sier prosjektlederen.
De to siste sidene i tilbudet er dokumentet om tilleggsverdier.
– Her beskriver de hva vil de tilby inn i prosjektet som ikke er krav. Typisk er det tiltak som tilfører ekstra verdi i prosjektet, med ekstra kostnader. Så kan vi velge om vi vil kjøpe dette enten det er ideer fra arkitekt eller flinke underentreprenører, forklarer Lyslo som gir et eksempel fra anbudet:
– I reguleringsplanen for den ene barnehagen var det krav om grønne tak. Da var det en tilleggsverdi fra Kruse Smith om å legge grønne tak på alle tre barnehager. Med en tilleggskostnad.
Intervju og konkretisering
Stavanger kommune tok imot tilbudene og kalte så inn entreprenørene til intervju, som er en fast del av BVP-anbud.
– Vi valgte å intervjue arkitekt og prosjektleder sammen i et gruppeintervju. Da ser vi samspillet mellom dem og om de er opptatt av de samme kvalitetene, sier Lyslo.
Intervjuene tas opp, skrives ut og inngår som en del av en eventuell avtale.
– Så kom vi til en viktig del av anskaffelsen: Den såkalte konkretiseringsfasen. Kontrakt er ennå ikke signert, og her bruker man 8–10 uker til å gå gjennom prosjektet sammen med entreprenør, forklarer Lyslo.
I denne perioden er det entreprenøren som forteller oppdragsgiver om prosjektet, fremdrift, hva som er innenfor og utenfor omfanget, hvordan planen deres er for å håndtere risiko og hvordan man skal rapportere gjennom prosjektgjennomføringen.
– Er alt i orden og man har en felles forståelse av omfanget, inngår man så kontrakten, sier Lyslo. I anbudet om de tre barnehagene ble det Kruse Smith som vant.
– De hadde forstått konseptet BVP og var best denne gangen. Jeg tror det gikk på innsatsen og forberedelsene de gjorde, som interne kurs med arkitekt og tekniske fag, sier Lyslo.
Finner de beste
Lyslo synes BVP gir bedre innsikt i leverandørens leveringsevne og tilfører oppdragsgiver nye ideer om prosjektet. Ikke tok det mye lengre tid eller kostet mer enn et ordinært anbud.
Så langt ser kommunen bare fordeler ved prestasjonsinnkjøp og skal legge ut et nytt til høsten.
– Vi ser nytten av at entreprenørene får vist fram sin kompetanse bedre, får blitt med tidlig og utvikle prosjektet med egne ideer som kan gjøre prosjektet vårt bedre. Det er bedre enn av vi sitter i hver vår ende og sammenligner regneark, sier Lyslo.
Hun tror ikke at BVP bare er for store kommuner med store anbudsprosjekter.
– Prestasjonsinnkjøp favoriserer ikke de store, men de beste som har god praksis og fornøyde kunder, sier prosjektleder Silje Lyslo.
Kruse Smith: BVP er en helt annen arena
– Prestasjonsinnkjøp er riktig når man ønsker at entreprenørens ekspertise og kreativitet skal komme til sin rett, sier prosjektleder Tom Brueland i Kruse Smith.
Entreprenøren hadde forberedt seg godt til BVP-konkurransen om barnehagene på Tasta.
– Vi ville være med både for å vinne jobben og fordi det sikkert kommer mange flere av denne type anbud fremover, sier Brueland som anbefaler interesserte å ta et kurs om BVP.
– Ikke fordi kurs i seg selv skaper vinnere, men fordi man må forstå BVP-metoden og kravene som stilles. Det skiller seg ut fordi man har en byggherre som har definert hva som er viktig for dem gjennom faste målsettinger, sier prosjektlederen.
Han liker at metoden fører til et skifte bort fra ensidig kostnadsfokus til de kvaliteter som er viktige for byggherren. Samfunnsnyttig er det også.
– BVP i Norge er i startfasen, men dette kan absolutt være en sunnere anbudsform. Vinneren må bruke mest ressurser, mens andre deltakere slipper å bruke like mye. Kommunen bruker også mindre ressurser, sier Brueland.
Han tror at flere BVP-anbud vil tilføre mer kreativitet og nyskaping til prosjektene, fordi metoden gjør entreprenøren tryggere.
– Du får poeng for prestasjoner og historikken du kan vise til. Da vil entreprenører og samarbeidspartnerne også vise fram sin ekspertise. BVP kan bli en helt annen arena for innovasjon i anbud, sier prosjektleder Tom Brueland i Kruse Smith.