– HR modulen er det siste steget for å kutte papir, det er miljøvennlig og effektivt, fortsetter Laukeland som er fungerende daglig leder i Proresult AS.
Må oppfylle personvernloven
10. mars lanserte Proresult AS sitt nye HR-system. Teknisk sett er programvaren en ny tilleggsmodul i styringssystemet Proresult, men kan også brukes separat.
Selv om systemet har rundet 20 år, er dette første gangen personalhåndteringen er inne i et eget «rom» med streng tilgangskontroll og kryptering. Styringssystemer for prosjekter har man hatt lenge. Men, i økende grad må bedrifter også holde orden på opplysninger som ikke er bedriftens – fordi de egentlig tilhører de ansatte.
Personvernloven og GDPR sier at personer eier opplysninger om seg selv. Bedriften bare «låner» persondataene mens vedkommende er ansatt. Og de ansatte har krav om innsyn når som helst. Den som slutter kan kreve sletting. Ikke minst: Under ingen omstendigheter skal uvedkommende ha tilgang til opplysningene.
Man har kanskje arbeidskontrakter, men de ligger gjerne og slenger på sjefens kontor. I beste fall står de i en ringperm. Ingen av delene er sikkert nok, verken i form av ulovlig innsyn, eller dersom det eksempelvis blir brann.
Gir ny oversikt
Og arbeidskontrakter er bare en liten del. Man skal også holde kontroll på alt fra medarbeidersamtaler til allergier, og ikke minst dokumentasjon på ansatte sine utdannelser, kurs og kompetanser. Alt er elementer som bedriften behøver oversikt over, fordi de påvirker for eksempel lønnsberegninger.
– Alle kunder har et regnskapssystem. Det må de fortsatt ha. Proresult har integrasjoner med de fleste regnskapssystem, så vi får flyt i dataene. Alle andre prosesser tar Proresult seg av, sier Laukeland.
Tidligere hadde man funksjonaliteten spredd rundt om, eksempelvis i sjekklistene, dokumentmodulen og kompetanseoversiktene.
Nå inkluderer det også HR, personalmapper og andre persondata som bedriften må håndtere. Å slurve med persondata kan virkelig svi på pungen: Bøtesatsene kan bli hele 4 prosent av hele omsetningen, og da er det konsernets omsetning som regnes, ikke datterselskaper.
– Vårt konkurransefortrinn er at Proresult har vært i bransjen i 20 år, og vet hva kundene etterspør og trenger. Et HR-system er virkelig noe kunder har etterspurt.
– Nå er det på tide at excelarkene får seg en ferie, sier Laukeland.