Utgangspunktet er at bedriften har rett til å tilpasse sin bemanning til behovet.
Nedbemanning eller individuell oppsigelse?
Nedbemanning er et tiltak bedriften bruker for å sikre forsvarlig drift, og kan ikke brukes for å redusere én bestemt ansatt for å enten øke overskuddet eller øke produktiviteten.
Så når kan man nedbemanne?
Arbeidsmiljøloven § 15-7 krever at nedbemanningen er «saklig begrunnet».
Bedriften må da vise at det er et bedriftsøkonomisk behov som tilsier at oppsigelser er nødvendig.
Loven legger opp til at det gjøres minst fire vurderinger:
- Nedbemanningsbehov – Om det er saklig behov for å redusere antall ansatte.
- Omplasseringsmuligheter – Om det er mulighet for omplassering til et annet ledig arbeid.
- Saklig utvelgelse – At det er saklig begrunnet hvilke stillinger som skal vurderes, og hvem som velges ut for oppsigelse.
- Interesseavveining – Det skal skje en interesseavveining mellom arbeidstakers behov for å beholde sitt arbeid og arbeidsgiverens behov for å avslutte arbeidsforholdet.
Gjør en grundig vurdering i forkant og sørg for at denne er dokumentert
Det er viktig å starte tidlig og ikke være forhastet i en nedbemanningsprosess. De pengene man sparer i oppsigelsestiden ved raskt å si opp en ansatt før månedsskiftet, kan fort vise seg å koste mer i form av en oppsigelse som ikke blir godtatt.
Gjør bedriften gode vurderinger tidlig og får de ansatte med på prosessen, er mye gjort.
Det bør tidlig være en beslutning fra styret gjennom et styrevedtak som oppsummerer arbeidsgivers vurderinger, herunder behov for nedbemanning, hvilket omfang som er nødvendig og utvelgelseskriterier. Disse vurderingene skal danne grunnlag for informasjon og drøftelser med de ansatte.
Prosessen må oppleves rettferdig og åpen for de ansatte
De ansatte må få informasjon om situasjonen og bedriftens vurderinger. Vurderingene må fremstå som solide for å få aksept fra de ansatte.
Bedriften bør først grundig redegjøre for hvorfor det er behov for nedbemanning. Deretter kan diskusjonen gå nærmere inn på hvordan nedbemanningen skal gjennomføres.
Representanter for de ansatte bør involveres tidlig. Dersom bedriften ikke har tillitsvalgte, kan man be de ansatte velge representanter, eller alternativt holde allmøte. Det bør lages en protokoll fra slike møter.
Utvelgelseskrets og kriterier
Når man skal velge ut hvilke ansatte som skal sies opp, må de ansatte bedømmes etter objektive og etterprøvbare kriterier (utvelgelseskriterier).
Hovedregelen er at bedriften skal gjøre utvelgelse i hele bedriften, men bedriften kan også velge å nedbemanne i deler av virksomheten (utvelgelseskrets). Et felles krav for utvelgelsen er at bedriften må ha en saklig begrunnelse.
Både ved valg av utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier er det viktig at bedriften forankrer valgene hos de ansatte, og har skriftlig dokumentasjon på de vurderingene som er tatt.
Et klassisk utvelgelseskriterium er basert på ansiennitet. Også andre utvelgelseskriterier kan være saklige, deriblant faglige kvalifikasjoner og sosiale hensyn. Ofte kombineres hensynene og det gjøres en helhetsvurdering av ansiennitet, kompetanse og sosiale forhold. Bedriften må likevel være oppmerksom på at hvis utvelgelsen er basert på andre hensyn enn ansiennitet, bør det ha blitt vurdert grundig og samvittighetsfullt.
Generelt er det større risiko forbundet med å benytte andre kriterier enn ansiennitet.
Drøftelsesmøte og oppsigelse
Det er først når de ansatte har vært med på en prosess hvor de er informerte om situasjonen, og er klar over hvordan utvelgelsen kan skje, at det er aktuelt å kalle inn ansatte til drøftelsesmøte i forbindelse med oppsigelse.
Drøftelsesmøtet skal være en reell diskusjon hvor arbeidsgiver er åpen for andre løsninger enn oppsigelse. En vanlig feil arbeidsgiver gjør, er å levere oppsigelsen i drøftelsesmøtet. Leveres oppsigelsen i drøftelsesmøtet kan det raskt danne inntrykk av at beslutning om oppsigelse ikke er saklig ved at avgjørelsen synes å være tatt på et tidligere stadium.
Skriv deretter en protokoll fra møtet. Arbeidstaker bør få en kopi av protokollen og gis anledning til å uttale seg om innholdet i protokollen.
Etter drøftelsesmøter bør arbeidsgiver ha nedfelt skriftlig vurderingene som har blitt gjort.
Dersom bedriften finner grunn til å gå til oppsigelse etter at disse stegene er gjort, skal oppsigelsen leveres på riktig måte – helst personlig, eller ved rekommandert brev.
Dette er altså kun noe av det bedriften må være særlig oppmerksom på i en nedbemanningsprosess. Ut fra den konkrete situasjonen kan andre problemstillinger melde seg, og bedrifter som er tariffbundne må være særlig oppmerksomme på kravene som følger av sin tariffavtale.