– Vi skal få ned behandlingstiden

– Gjennom bruk av overtid, dugnadsuker og intern omdisponering av medarbeidere skal vi klare å komme ned i saksbehandlingstider i samsvar med plan- og bygningsloven.
Etatsdirektør Ellen Schjelderup de Vibe og avdelingsdirektør Erik Øhn i Plan- og bygningsetaten mener de nå har tatt nødvendige grep for å komme de lange restanselistene for byggesaker til livs.

I de tre siste utgavene av Byggmesteren har Plan- og bygningsetaten i Oslo måttet tåle mye kritikk fra byggmestre og Sivilombudsmannen, og nå fant etaten det nødvendig å svare på kritikken.
Byggmesteren møter etatsdirektøren og hennes avdelingsdirektør i de forholdsvis nye kontorlokalene midt i Oslo. I åpne og lyse kontorlandskap er det stor aktivitet. Utsikten til Akerselva har medarbeiderne kanskje ikke så mye tid til å nyte.

Tatt på senga
Etaten ble tatt på senga da den store byggeboomen i Oslo slo inn for fullt i 2005.
– Vi fikk en eksplosjon av saker i 2005, samtidig som vi gjennom flere år hadde fått redusert våre budsjetter og derfor nedbemannet, forteller Ellen S. de Vibe.
Fra 2004 til 2006 økte saksinngangen med 30 prosent, slik at hele 6.500 saker kom inn til etaten i 2005. Før 2004 hadde etaten rimelig kontroll på saksmengden.
– Ved siste årsskiftet hadde vi 2.217 saker som ikke var ferdigbehandlet. Ved inngangen til mai hadde dette tallet blitt redusert til 1.677, en nedgang på 540 saker.
I tre-fire år fram til i fjor fikk etaten redusert sitt budsjett med 15 prosent. I år har den fått en ekstrabevilgning på fem millioner kroner for å ta unna byggesaksrestansene.
– Vi har bedt om ytterligere fem millioner, fra kommunens overskudd, og et tilsvarende beløp neste år, fortsetter de Vibe. ¬– Etaten ønsker seg også ytterligere 10 nye stillinger, for også å kunne prioritere en aktiv oppfølging av ulovlige byggearbeider og generelt tilsyn.

Omfattende
Avdelingsdirektøren for byggeprosjekter peker på at en byggesak kan være omfattende.
– Det er ikke bare ett vedtak som skal gjøres i en byggesak, det er mange. Ofte er flere etater inne i saken, og det er ikke sjelden en utstrakt dialog med utbygger underveis både muntlig og skriftlig før saken er ferdig behandlet, forklarer Erik Øhn.
Avdelingen har 40-50 medarbeidere som sitter med byggesaksbehandling. Da mange sluttet i 2005/2006 har likevel ikke dette vært nok til å ta unna de store saksmengdene, som derfor har hopet seg opp. Sivilombudsmannen har kritisert etaten for å vente med å tildele saksbehandler til vedkommende har tid til selve saksbehandlingen, den såkalte siloordningen, se forrige utgave av Byggmesteren.
– Hvis vi skulle se på saken for å avklare om den er uten mangler eller feil når den kommer inn, er dette et så omfattende arbeid at det kanskje ville tilsvart halve saksbehandlingen. En slik praksis kunne kvelt oss i den nåværende situasjonen, frykter Øhn.

Nye rutiner
Så fort etaten får bukt med køen av saker, skal det likevel bli en endring.
– Vi avskaffer siloordningen for meldinger og enkle tiltak rett over sommeren, når vi for slike saker er nede på lovbestemt frist på 3 ukers saksbehandlingstid. Når vi i løpet av høsten og vinteren kommer ned i fristen på 12 uker for ett- og to-trinnssøknader, vil vi også for slike saker gjennomgå dem etterhvert som de kommer inn.
Ellen S. de Vibe tar imidlertid forbehold om at det kan gå et stykke ut på nyåret før saksbehandlingsfristene nås.

Mister medarbeidere
– Når byggebransjen går godt, blir våre folk kjøpt opp av de private utbyggerne.
Hjertesukket fra Ellen S. de Vibe er berettiget. Bare i fjor sluttet 57 av etatens medarbeidere, hvorav 21 av omtrent 60 byggesaksbehandlere totalt. Men hun ser også det positive i medarbeiderflukten.
– Det gir en indirekte gevinst for oss også, for da møter vi godt kvalifiserte søkere som kjenner våre rutiner.
Etaten har flere ganger lyst ut ledige stillinger, og bare siden nyttår har den fått 41 nye medarbeidere innen ulike fagområder. Riktignok har fortsatt andre medarbeidere sagt opp.
– Men det tar tid å få nye medarbeidere operative, skyter Øhn inn.
For å ta igjen noe av den tapte kapasitet og kutte i restansene, er det brukt mye overtid og det er omdisponert folk fra andre avdelinger til byggesaksbehandling. Dessuten har etaten gjennomført flere dugnadsuker, hvor medarbeiderne får sitte å jobbe i fred uten å bli forstyrret av telefoner. Telefonhenvendelsene har i stedet gått til etatens kundesenter, som har fått ekstra bemanning disse ukene.

Faglig uenig
– Kritikk tar vi på alvor, og man kan alltid bli bedre.
Etatsdirektør Ellen S. de Vibe har med interesse lest kritikken mot egen etat som Byggmesteren har målbåret. Hun mener likevel at deler av den er feilslått.
– Jeg er enig i at saksbehandligtidene er for lange, og hvorfor har jeg begrunnet. Men en del av kritikken oppfatter jeg mer som uenighet om valgte løsninger og ulike faglige vurderinger. Vi har et sett av lover, forskrifter, planer og veiledninger å forholde oss til, og vi skal se til at disse følges. Derfor kan det nok skje at ikke alle får bygge akkurat som de ønsker.
– Men var ikke etaten litt for ivrig da den tok i bruk den nye småhusplanen før den var politisk vedtatt, underer Byggmesteren. Ny plan reduserte U-graden fra 28 til 24 prosent.
– Det stemmer ikke. Vi innførte, etter pålegg fra byrådet (Oslos ”byregjering”, red.anm.), en innskjerpet praksis av de regler som fantes, hvor vi blant annet varslet at vi ville vurdere et dele- og byggeforbud ved høyere utnyttelse enn 24 prosent. Da la alle utbyggere seg under 24 prosent, forteller Øhn, som understreker at det er flere forutsetninger enn utnyttelsesgraden som ligger til grunn for avgjørelser i slike saker.

Bedre søknader
Bransjen selv kan også bidra til å få ned saksbehandlingstiden for byggesaker mener etatsdirektør de Vibe.
– Hver fjerde søknad ble returnert tidligere år fordi de hadde feil eller mangler, og flere av de samme manglene gikk igjen. Ved å gjøre en bedre jobb med søknaden, kan både søker og vi spare ressurser og saksbehandlingen gå smidigere.
Hun lister opp tre viktige momenter.
– 1. les plangrunnlaget, 2. sjekk reguleringsbestemmelsene og 3. be om forhåndskonferanse.
Og det nytter ikke å prøve seg.
Etaten returnerer ikke på samme måte som tidligere alle søknader med feil og mangler. For mindre mangler sendes det ut et mangelsbrev med frist for å komme med korrigeringer. Er det imidlertid større mangler, risikerer søker å få avslag på søknad om ansvarsrett for ansvarlig søker.
– For seks år siden holdt vi kurs for byggenæringen i komplett søknad. Til høsten vil vi sette opp slike kurs igjen, denne gang for blant annet digitale søknader, forteller Ellen S. de Vibe, som ønsker å se mange ansvarlige søkere på disse kursene.
Følg med på etatens nettsider, www.plan-og-bygningsetaten.oslo.kommune.no/.
I ett år har Plan- og bygningsetaten kunnet ta i mot elektroniske søknader gjennom Byggsøk. Nå jobber etaten med å digitalisere sitt arkiv, men har fortsatt noen utfordringer knyttet til korrekt formatering av digitale vedlegg.
Selv om Plan- og bygningsetaten i Oslo har måttet tåle kritikk over lang tid, er det likevel en etat som skuer framover og søker løsninger til beste for både egen virksomhet og de som benytter dens tjenster.

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *